Plánování vzdělávací akce

V duchu „learning by doing“ se naučíme společně plánovat
a připravíme Castorům úžasný úvodní víkend.

Základní charakteristika a smysl programu

Plánování vzdělávací akce je metodický program, který tradičně probíhá na prvním víkendu ILŠ Pollux. Je určen frekventantům ILŠ, tedy Polluxům, od kterých se očekává, že v čase zhruba deseti hodin naplánují pro účastníky VLK Castor (tedy Castory) jejich první víkend na škole. Nejedná se jen o simulaci či práci "nanečisto" - naplánovaný víkend se skutečně podle plánu zrealizuje a zhodnotí. Jak týmem a samotnými Polluxy, tak zejména Castory, kteří si jej prožijí jako své první setkání se školou.

HLAVNÍ SMYSL PROGRAMU: Polluxové si osvojí metodiku přípravy vzdělávací akce, tak, jak je popsána na Gewiki v sekci Plánování vzdělávací akce. Budou popsaným postupům rozumět a budou chápat, PROČ může být užitečné takto postupovat. Praktickým nácvikem na konkrétním případě a pod dohledem zkušených instruktorů si vyzkouší, jestli jim navržená metodika připadá vhodná. Pokud ano, budou ji příště schopni aplikovat při samostatné práci.

VEDLEJŠÍ SMYSL PROGRAMU: Připravit dobrý úvodní víkend Castorů.

Použitá technika výcviku: Periodicky se opakující sekvence výklad instruktora – skupinová práce s využitím zkušeného kouče – prezentace výsledků – srovnání a debata.

Nutné vstupní znalosti a dovednosti: Teoretická znalost postupu plánování vzdělávací akce v rozsahu, v jakém je popsána na Gewiki je určitě přínosná, ale nelze se na ní spolehnout, protože některým bude připadat psaný text nesrozumitelný. Každý také bude přípravě věnovat jiné množství času a energie. Předpokládá se určitá zkušenost s plánováním činnosti a rozsáhlejších akcí, byť by to byla zkušenost negativní.

Časová dotace programu: cca 10 hodin.

Účastníků: cca 12.

Historie programu

Program je součástí ILŠ Pollux již od prvních ročníků. Jeho podoba se postupně proměňovala: ze začátku Polluxové plánovali pouze modelově letní běh ILŠ Pollux, tedy "sami pro sebe". Nicméně praktická využitelnost těchto výstupů byla z řady důvodů poměrně malá. Od roku 2003 Polluxové plánují pro Castory a "natvrdo", tedy program, který naplánují, se i zrealizuje. Nutno poznamenat, že se za těch pět ročníků nestalo, že by program jejich úvodního víkendu u Castorů propadl, nebo že by zásadním způsobem nesplnil zadání.

Metodika plánování se od počátku drží postupu, který zpracoval Špalek, v roce 2000 byl publikován v knížce zvané Čítanka pro instruktory:

Knihovna Gemini doporučuje:

Čítanka pro instruktory / [Václav Břicháček ... et al.]. 1. vyd. Praha : Junák-svaz skautů a skautek ČR, 2000. 123 s. : ISBN: 80-86109-52-6.

Co ještě si přečíst...

Text celé čítanky není dostupný elektronicky, Špalkův původní text o plánování z roku 1999 je ke stažení zde na Gewiki. (Formát PDF). Od doby jeho publikování se samozřejmě metodika plánování vyvíjela a i když dnes nepoužíváme zcela shodnou terminologii a některé postupy jsme upravili, je původní myšlenková linka stále ještě patrná.

Průběh programu

Při vlastním programu Plánování vzdělávací akce se stejnou měrou klade důraz na výsledek i na proces. Výsledek musí být kvalitní, protože se bude zkoušet na živých lidech. První víkend Castorů do značné míry předurčí jejich postoje ke škole, další očekávání a předznamená průběh celého VLK. Neméně důležitý je ale i průběh celého plánovacího procesu. Důraz se klade na metodickou správnost celého postupu, na pečlivé provedení každého kroku, na celistvou linku od základní vize a koncepční úvahy až po detaily scénáře.

Jakkoliv se může zdát deset hodin jako dlouhá doba, praxe ukazuje, že to pro skutečné dotažení plánu nestačí. Práce na přípravě castořího víkendu tedy pokračují i po polluxím plánovacím víkendu, jaksi "mimo čas a prostor", prostřednictvím elektronické komunikace a setkání menších skupinek, tedy subtýmů, které mají svěřeny konkrétní úkoly či programové prvky. V okamžiku, kdy program Plánování vzdělávací akce končí, je třeba, aby byly zcela jasná obecná a koncepční východiska, stanoveny konkrétní cíle, rozhodnuto o klíčových programových prvcích, sestavena základní dramaturgie, hotova první verze scénáře a rozdány jasné úkoly konkrétním lidem.

Program samotný probíhá (po teoretickém úvodu) jako skupinová práce. Částečně v malých skupinách (týmech), částečně všichni pohromadě. Do práce Polluxů se zapojují i členové týmu při respektování následujících zásad:

• Členové týmu přinášejí zejména informace, které Polluxové apriori nemají:
  • další pozdější programové návaznosti, neboli co Castory čeká po úvodním víkendu
  • o Castorech - kolik jich je, věkové rozvrstvení, odkud jsou,...
  • o místě konání - základna je vybrána předem týmem (nezbytně, z praktických důvodů) - kapacita, okolní prostředí, prostory pro programy,...
• Členové týmu se snaží neovlivňovat zásadně směřování programu; snaží se pomáhat, nikoliv manipulovat
• Členové týmu nicméně hlídají, aby nedošlo k nějakému zásadnímu rozporu mezi průběhem prvního castořího víkendu a tím, co Castory čeká později. Na případné rozpory včas upozorňují.
• Členové týmu přinášejí vlastní nápady, pokud jsou potřebné. Dávají ale v iniciativě a tvořivosti přednost Polluxům.

Celý program rovněž probíhá jako koučovaná týmová práce. Společnou činnost všech pohromadě řídí šéf programu, práci v malých skupinkách (týmech) potom jednotliví koučové. Těmi jsou zpravidla zkušení instruktoři, kteří program Plánování vzdělávací akce již několikrát zažili. Jejich úkolem je zejména:

• Hlídat metodickou správnost plánování; dbát na to, aby jednotlivé kroky na sebe logicky navazovaly
• Udržovat práci ve vysokém tempu, protože jinak se to nedá stihnout.
• Hlídat, aby se skupina na něčem příliš dlouho "nezasekla", nenechat účastníky příliš dlouho bloudit ve slepých uličkách (občas ale trochu ano, jak jinak si zapamatovat, že je ta ulička opravdu slepá?)
• Facilitovat (moderovat) vzájemnou komunikaci účastníků, ohlazovat hrany, pokud někde pod tlakem náročnosti úkolu začne komunikace skřípat.

Celý průběh programu by měl nejenom zaručit dobrý výsledek, ale být praktickou a reálnou ukázkou, "jak se to má dělat".

Náročnost programu

Zkušenost řady let ukazuje, že program paří mezi nejnáročnější, kterými Polluxové během školy projdou. To má řadu příčin:

• Polluxové se navzájem neznají, tj.:
  • nejsou na sebe vyladěni, na začátku se ještě ani pořádně neznají jménem

• • neumějí ještě spolu dobře komunikovat; odhadnout, jak to ten druhý myslí
  • nevědí, v čem je ten druhý odborník, autorita a kde někdo jen "vaří z vody"
  • ve skupině není vytvořena žádná sociální struktura, nejsou zřejmé týmové role, to vše se hledá a usazuje

• Polluxové se teprve seznamují se školou:
  • neznají typické rysy a prvky "podnikové kultury Gemini"
  • teprve se dozvídají, co Castory čeká po jejich prvním víkendu
  • sami si ještě nejsou jisti, co čeká je samé
  • nejsou si jisti, "co si mohou dovolit" (vůči škole a jejím tradicím, vůči názorům členů týmu)
• Polluxové si přinášejí ze svého prostředí (kurzu, střediska atd.) určité stereotypy, které jim připadají zcela samozřejmé a teprve v průběhu práce zjišťují, že ostatní mají zažité zcela odlišné stereotypy.

• Času je vzhledem k zadání velmi málo

• Použitá metodika je extrémně časově náročná, protože bazíruje na tom, aby se ani samozřejmé věci nepřeskakovaly a byly zřetelně vyjádřeny. Většina Polluxů nemá s takto pedantickým přístupem žádnou zkušenost, jsou zvyklí na mnohem ležérnější přístup k programu

Poslední bod asi ještě vyžaduje určité vysvětlení. Většina účastníků programu je (spíše nemile) překvapena množstvím času, který se věnuje práci v obecné rovině. Tedy stanovení obecných záměrů, popisu vizí, koncepčním úvahám či analýze omezujících faktorů. Při běžném praktickém plánování je tato etapa práce většinou výrazně potlačena či zcela přeskočena. Podle našeho přesvědčení však se jedná z metodického hlediska o klíčovou část plánovacího procesu. Teprve její pochopení, zažití a vnitřní přijetí může do budoucna omezit čas, který se těmto krokům věnuje, aniž by tím utrpěla kvalita plánů.

Obdobně překvapující bývá pro účastníky stanovování SMART cílů. To je také věc, se kterou se většina i těch, kteří se považují za celkem zkušené plánovače, setkala jen velmi zřídka. Přesto se opět jedná o velmi zásadní myšlenkový koncept, který je třeba si osvojit.

Program "plánování vzdělávací akce" občas přirovnáváme k výuce v autoškole. Dobrá autoškola také trvá na tom, aby se její frekventanti učili správně za volantem sedět, volant drželi předpisovým způsobem, řadili otevřenou dlaní a rutinní úkony (pohledy do zrcátka apod.) vykonávali s až demonstrativní okázalostí. Jistě, dobrý řidič si s postupujícími lety osvojí mnohem ležérnější návyky; ruce na volantu už dávno nemá v poloze tři-čtvrtě-na-tři, ale jak je mu to zrovna pohodlné. Nicméně když se objeví problémová situace: nepřehledná a složitá křižovatka, špatná viditelnost, vozovka začne klouzat - prostě jde do tuhého - zcela podvědomě srovná ruce na volantu do "předpisové polohy" a opře se do sedačky tak, jako kdyby právě jel testovací jízdu s komisařem za zády.

S plánováním je to obdobné. Tým Gemini neplánuje všechny akce čítankovým postupem. Také jsme občas ležérní až příliš. Když ale jde do tuhého, na něčem se zasekneme, v něčem vidíme problém, zcela podvědomě začneme uplatňovat prvky toho, čím jsme si všichni prošli. Podvědomě víme, v které fázi plánovacího procesu zrovna jsme, co nemáme ještě vyřešené a která přeskočená etapa plánování nás právě dohnala. Je třeba projít si plánovací proces několikrát v jeho úplnosti, věnovat se všem jeho etapám, abychom v budoucnu mohli pracovat rychleji, ve zkratce, bez obav o výsledek.

Vlastní metoda plánování

Vlastní metoda plánování vzdělávací akce je postavena na postupech, které se používají při plánování projektů. Zhruba lze celý postup rozdělit do následujících částí:

Iniciační fáze

Tato fáze představuje rozběhnutí, kick-off celého projektu. Během této fáze dostane projekt základní obrysy, všichni vědí, co se bude dít, proč se to bude dít a co se od nich očekává. Iniciační fáze je pro kvalitu výsledku zpravidla zcela zásadní. Chyby, které se udělají v této fázi se už zpravidla nedaří odstranit, nebo se odstraňují jen s nejvyššími obtížemi. V našem případě plánování vzdělávací akce probíhá tato fáze na úvodním polluxím víkendu, trvá zhruba deset hodin a zahrnuje tyto úkoly (kliknutím na příslušné odkazy otevřete další text):

• Obecné koncepční úvahy o akci
• Stanovení SMART cílů
• Nalezení vhodných prostředků
• Sestavení scénáře
• Zadání úkolů
• Revize plánu

Fáze příprav

Též "pracovní" fáze. To, co bylo během iniciační fáze dohodnuto, je třeba rozpracovat. Jednotlivci a subtýmy pracují na uložených úkolech a rozpracovávají dílčí "podprojekty", tedy jednotlivé programové prvky. Při tom postupují - ve zjednodušenější podobě - obdobným způsobem jako při přípravě celé akce. Jednotlivé subtýmy se vzájemně informují o stavu prací a pověřený koordinátor jejich práci kontroluje a zasahuje, pokud se věci nevyvíjejí dobře. Tato fáze probíhá mezi iniciační fází a vlastní realizací, v našem případě tedy mezi prvním a druhým víkendem. Více o této fázi:

• Přípravné práce

Realizační fáze - na druhém víkendu (realizační fáze

Vlastní realizace naplánovaného. V našem případě druhý víkend. Více o tom:

• Vlastní realizace

Závěrečná fáze - po skončení druhého víkendu:

Výsledky projektu je třeba zhodnotit. Základem je při tom srovnání stanovených cílů a skutečně dosažených výsledků. Více o tom:

• Zhodnocení