O personalistice týmu/Kuchařka pro tajemníka
Z Gewiki
Obsah |
[editovat] Tajem(ničení)
- evidence účastníků – adresář (na gewiki), splnění vstupních podmínek, účast na víkendech
- evidence instruktorů – adresář (na gewiki), kvalifikace, úkoly a zodpovědnost, účast na víkendech
- pořizování a rozesílání zápisů z porad
- veškerá papírová agenda – tisk, kopírování, rozesílání, uložení, archivace lejster všeho druhu
- agenda VZ (buď tajemník nebo předseda zkušební komise nebo oba spolu)
- jmenování předsedy komise (jmenuje VSG)
- jmenování členů komise (jmenuje předseda)
- zajištění potřebné kvalifikace členů komise (zajišťuje každý člen sám, předseda musí zkontrolovat a odpovídá za to, že jmenovaní členové komise mají potřebnou kvalifikaci)
- Víťa má osvědčení na předsedu komise do r. 2012
- informace o konání VZ (zpravodaji a VSG)
- evidence vydaných vůdcovských dekretů (viz absolvenční dekrety)
- zamlouvání základen na víkendy a letní běh
Řadu věcí zařizuje tajemník ve spolupráci s vůdcem LŠ, s předsedou zkušební komise, hospodářem nebo s dalšími instruktory. V těchto případech obecně platí, že tajemník hlídá termíny a formální náležitosti – vůdce školy / předseda ZK / hospodář /instruktor je odpovědný za obsah a věcnou správnost.
[editovat] Práce během roku
[editovat] Lejstra a formuláře
- všechny formuláře by před odesláním měly projít kolem Špalka (vůdce akce), v případě, že se týkají VZ tak i Víťi (předseda komise VZ) a v případě hlášenky i kolem Maru (hospodáře)
- projekt a závěrečná zpráva by měli projít konferencí VSG
- podání projektu (nejpozději do konce listopadu, ale ideální je to poslat v září-říjnu) na skaut@junak.cz
- hlášení akce (podává se jedna hlášenka na všechny části – okolo 1. víkendu, aby byla záloha…), obvykle to dělá Maru (hospodář) – domluvit se
- složení komise VZ (okolo 2. víkendu), je potřeba, aby tým pokryl všechny obory staré VZ, podmínka Opa coby výchovného zpravodaje), tenhle papír se jako jediný neposílá mailem, musí se na ústředí doručit na papíře s podpisem předsedy komise VZ a s podpisem + razítkem pořadatele (VSG) – to má Johan a Kšanda
- zažádání o vydání absolventských listů a instruktorských dekretů + dekretů za VLK a ILŠ, jejich fyzické převzetí (zařizovat kolem 3. víkendu, dá se nechat poslat si poštou), žádosti se posílají na ústředí po mailu na skaut@junak.cz, dekrety si tajemník nechává poslat poštou/vyzvedne je na ústředí dopředu (určitě je dobře o ně požádat aspoň měsíc před začátkem prázdnin – protože pak začnou dovolené a může být problém sehnat podpisy na dekrety – dekrety by zkrátka nemusely dorazit včas)
- evidence vydání absolventských listů a dekretů za VLK a ILŠ (castoři mají 18 měsíců na dodělání VZ či splnění podmínek, které jim chybí, pokud to nestihnou, dekret se skartuje nebo vrátí na ústředí)
- lejstra k průběhu VZ – Zpráva o VZ, IK – zpráva o průběhu zkoušek (nejdéle do 2 měsíců po skončení akce), na ústředí se posílá mailem na skaut@junak.cz
- závěrečná zpráva o akci (nejdéle 3 měsíce po skončení akce), na ústředí se posílá mailem na skaut@junak.cz
Všechny formuláře z roku 2008 jsou uloženy na disku v osobní složce Kiki (a možná budou i někde tady :-), při vyplňování formulářů pro další rok platí v podstatě zásada LJL.
[editovat] Koordinace během roku
- odpovídání na dotazy z info@gewiki.cz
- pomoc při sestavování programů porad – dávat pozor, aby se nic nezapomnělo!!!
- účast na poradách během roku (je to důležitější než na víkendech!!!), psaní zápisů z porad a jejich distribuce na gewiki
- průběžná kontrola zápisů z porad, vypisovaní úkolů členům týmu a kontrola probraných a neprobraných věcí (jestli se na něco nezapomnělo), zároveň evidence toho, co se dohodlo (aby se všechno neprobíralo desetkrát, když už se to jednou dohodlo :-))
- evidence a psaní úkolů a zodpovědností členů týmu na gewiki a kontrola jejich plnění
- starání se o vybírání přihlášek a dekretů od účastníků (splnění podmínek)
- castoři – věk 18, přihláška k VZ (viz složka přihlášky), dekret ZK, dekret ČZ
- polluxové – věk 21, přihláška k IK (viz. složka přihlášky), dekret VZ, dekret LŠ
- bez splnění těchto náležitostí by tajemník neměl vydat dekrety
- na základě dohody na poradě týmu zamlouvá základny na víkendy a letní běh
[editovat] Léto
- připravování denních programů (+ jejich tisk a distribuce členům týmu a hujerům), vybírání formulářů na požadavky na program od Polluxů a instruktorů
- aktualizování scénáře léta – a jeho distribuce
- tisk, kopírování… a orientace v archivu, archivace materiálů na disk/gewiki
- účastní se a zapisuje polední a večerní porady
- nutit Marbuela/případně kohokoliv dalšího, kdo vysedává v instruktorovně, aby šel spát a ostatně i sebe… unavený tajemník je protivný, dělá chyby a pak je ještě protivnější, že se mu to nedaří…
- udržovat pořádek v instruktorovně (nebo se o to aspoň snažit, popř. si na to někoho pořídit) – dávat pozor, aby se tam nepovalovali mrtvoly instruktorů, servisáků…
- dodává šéfovi školy a oběma šéfinstruktorům vytištěné denní programy a zápisy porad (poledních, večerních), aktualizované scénáře
- předcházet si Špalka co to jde :-)
- ve spolupráci s předsedou komise připraví den zkoušek (pelíšky, harmonogram)
- po domluvě se šéfem servistýmu buď jeden z nich nebo oba společně zajišťují na léto vlajku, gemini sekeru a zvon, odznaky VZ a IK, šátky LK a LŠ a kolečka gemini
Tento článek je třeba v tomto místě doplnit o další body, na které si někdo vzpomene a případně roztřídit do nějaké struktury po jednotlivých oblastech činnosti/odpovědnosti.
